在一生中，大多数人都会被要求为不同的场合写正式的信件。正式信函（有时称为商务信函）的公认格式是精确的，必须严格遵守才能认真对待。
如何使用样本正式信函
下载这封可编辑的正式信函。
要使用示例字母，请单击图像。此时，您可以将其下载到您的计算机以供以后使用，也可以根据需要对其进行编辑，然后保存并下载。要下载这封信，请单击图像，它将在新窗口中打开。然后单击下载图标将其保存到您的计算机。
相关文章
- 如何正确地写给家人的信
- 请求书样本
- 如何写商业信函
要在下载前编辑信件：
- 单击图像。
- 单击要编辑的区域并突出显示那里的文本。
- 根据需要更改文本。
如果您在下载可打印文件时需要帮助，请点击此处指导可以是有用的资源。
如何写一封正式的信
知道该写什么以及如何写一封正式的信件无疑是您在整个职业生涯中都会反复使用的一项技能。在正式信函方面，遵循正确的格式与您实际写的内容一样重要。
第 1 步：收集信息
要写你的信，你需要有关于你自己和你写信的人的信息。您需要包括您的地址以及支持信函目的的任何有关您的信息。
您需要的有关信件收件人的信息包括：
- 全名
- 头衔（博士、牧师、夫人）
- 公司或组织名称
- 邮寄地址
发送正式信函时，最佳做法是将其发送给特定的人。如果您不确定向谁寄信，您可以查看公司网站或直接致电他们。当您不知道此人的头衔或不确定此人是男性还是女性时，您只需使用此人的全名即可。
将所有这些信息放在一个地方，以便您在写信时可以轻松找到。这将使实际的写信过程更容易。
第 2 步：格式化
正式信函有一个普遍接受的标准格式。坚持这种格式，你会觉得你尊重情况的形式并努力研究格式。这 普渡在线写作实验室 提供格式化正式信函的具体指南：
- 12 号字体
- Times New Roman 字体
- 单行间距
- 1.5 英寸边距
- 块格式
- 左对齐
- 日期如本例所示：1999 年 3 月 14 日（月份拼写，年份包含四位数）
第 3 步：标题
标题包括您的地址和日期；你没有把你的名字放在标题中。在标题中包含您的电子邮件地址和电话号码是可以接受的，但不是必需的。标题以块格式出现在文档的左上角，这意味着每一行都从最后一行的正下方开始。
如果您包含电子邮件地址，请确保它是专业的。诸如catsRcute@wahoo.com 之类的电子邮件地址会显得不成熟和不专业。如果可能，创建一个仅使用您的名字和姓氏的电子邮件地址。包含电话号码的标准相同。只包含一个可以轻松联系到您或可以选择为您留言的号码。
第 4 步：内部地址
内部地址包括您要写信的人的姓名和地址。 牛津词典 分享您的信件的这一部分应该从标题下方的四行开始。从收件人的头衔和全名开始。如果您不知道此人的姓名，您可以单独使用他或她的头衔，但最好将这封信写给特定的人。在名称下方，您将写下地址，并写出所有单词。例如，您应该使用“Street”而不是缩写的“st”。
第 5 步：称呼
称呼基本上是一种问候，就像当你亲自见到某人并说“你好”时。此部分应从内部地址下方的两行开始。最常用的正式称呼，根据 写 ，是“亲爱的”。然后，您将包括收件人的头衔和姓名，后跟一个冒号。例如，您可以说“亲爱的琼斯先生：”
第 6 步：身体
信件的正文是您的实际信息。在正式信函中，根据您的目的，您可以在正文中包含一到三个段落。
- 第一段 - 介绍你自己和你写作的目的
- 第二段 - 提供支持您的目的的简要信息
- 第三段 - 感谢收件人的时间并参考提供的任何补充材料
信的正文应该放在称呼下面两行，所以你可以跳过它们之间的一行。
第 7 步：关闭
结束语是你在信中说再见的方式。在正文之后跳过一行，然后写下结束语。在你之后结束语你想在下面留下几行，然后输入你的全名。您留下的空间将是您在信函上签名的地方。可接受的正式关闭包括：
- 此致
- 真挚地
- 最好的祝愿
始终确保在结尾处使用逗号。
第 8 步：编辑
在发送正式信函之前，检查其格式、拼写和语法非常重要。这种对细节的关注显示了你的职业道德和跟进能力。您可以使用计算机上的拼写检查选项作为起点。完成此操作后，最好请其他人检查文档。然后，您应该在完成之前自己再检查一遍这封信。在编辑期间，您和您选择的审阅者应注意以下事项：
- 正确的拼写和单词用法
- 正确的标点符号
- 间距和字体
- 使用正确的语法
- 信的语气 - 应该是热情的、尊重的和专业的
- 没有俚语和缩写
- 收件人的正确标题
- 正确的发件人和收件人联系信息
最好的第一印象
一封正式的信件通常会给你未曾谋面的专业人士提供对你的第一印象。遵循标准格式指南，您将受到重视和尊重。
